Avviksbehandling – viktig verktøy for å sikre trygg mat!
Hva er avviksbehandling?
Avviksbehandling gir en dypere forståelse for hvorfor uønskede hendelser oppstår (bakenforliggende årsak) og hvordan minimere risikoen for at de oppstår igjen (korrigerende tiltak). Noen avvik og hendelser er mer alvorlige enn andre, det er derfor viktig å ha god kunnskap til metoder som hjelper deg med å behandle avvik effektivt og forstå hvilke avvik som er alvorlige.
Hva er et avvik?
Et avvik eller en hendelse er noe som avviker fra det normale. Det kan være brudd på en prosedyre, rutine, en kundeklage, en HMS-hendelse, havari på maskin, analyseresultater utenfor spesifikasjon og avvik knyttet til HACCP, osv. Noen avvik vil ha konsekvenser slik at korrigerende tiltak må iverksettes.
Det er viktig at alle avvik og hendelser registreres (store som små), slik at de blir fulgt opp og eventuelle tiltak kan utføres. Det vil også da være mulig å overvåke trender og tidlig identifisere de små sakene som potensielt kan få store konsekvenser over tid. Dette er en viktig del av det kontinuerlige forbedringsarbeidet til bedriften.
Hvorfor er det viktig med god avviksbehandling?
Det er viktig med en god prosedyre, og et godt system for behandling av avvik. Avvik og hendelser oppstår fra tid til annen og korrekt behandling av avvikene vil sikre mattryggheten, forhindre gjentakelse av den uønskede hendelsen og redusere kostnader og kundeklager. I tillegg vil god avviksbehandling være med på å forbedre produkt og produksjonsprosess.
Å finne den bakenforliggende årsaken er viktig for å sette inn riktige korrigerende tiltak slik at lignende hendelser ikke skal oppstå i fremtiden. Hvis man ikke har identifisert den bakenforliggende årsaken oppstår ofte avviket igjen og gir da ofte en større konsekvens.
Hvem skal utføre avviksbehandling?
Alle som oppdager et avvik skal registrere dette så snart som mulig etter oppdagelse. Behandling av avviket skal utføres av personer som kjenner prosessene, produktet og sakens natur godt. Det er lurt å gradere avvikene, for eksempel med tanke på alvorlighetsgrad, slik at man enklere kan avgjøre hvor mye tid og energi som skal benyttes i selve avviksbehandlingen. Ofte skilles det mellom avvik og hendelser, hvor hendelser er mindre alvorlig.
Hvordan utføre avviksbehandling?
For avvik som kan utgjøre en potensiell fare for kvalitet, mattrygghet og/eller lovlighet skal det være klare prosedyrer på hvordan avviksbehandling skal foregå. Disse skal inkludere metoder for å finne bakenforliggende årsak samt strakstiltak og korrigerende tiltak som skal forhindre gjentakelse i fremtiden. Det er viktig at den som er ansvarlig for avviksbehandlingen er trent i hvordan dette skal gjennomføres.
Det finnes flere ulike metoder som kan benyttes i avviksbehandling, blant annet 5-hvorfor og fiskebensdiagram. Lær mer om disse og andre metoder i vårt gratis e-læringskurs «Årsaksanalyse» eller meld deg på vårt webinar+workshop i praktisk årsaksanalyse og avviksbehandling for å få en praktisk gjennomgang og mulighet til å stille spørsmål til våre kursholdere.
Lukking/avslutning av avvik
Et avvik er ferdig behandlet når den bakenforliggende årsaken er funnet og de eventuelle korrigerende tiltakene er verifisert og implementert slik at produktets kvalitet og mattryggheten ivaretas. Først da kan et avvik lukkes/avsluttes.
Krav
I Norge stilles det krav i Internkontrollforskriften for næringsmidler (IK-mat) om at virksomheten skal ha gode rutiner rundt avviksbehandling og at denne skal være skriftlig.
I mattrygghetsstandarder som blant annet BRCGS er det krav om god avviksbehandling for avvik som kan påvirke mattryggheten og/eller kvalitetssystemet, og at det skal benyttes metoder for å finne bakenforliggende årsak (rotårsak).
Hva kan vi tilby?
Ta kontakt med foodconsulting@eurofins.no for mer informasjon.
Referanser
Meld deg på vår webinar+workshop om praktisk årsaksanalyse for å lære mer om metoder du kan benytte i avviksbehandlingen.